Ook bij jou verscheen ineens een mailbox op je beeldscherm op je werkplek. De eerste tijd was het leuk. Regelmatig even kijken of er een elektronisch berichtje op je werkmail binnenkwam. Directe collega’s die je gewoon in de wandelgangen tegenkwam, stuurde je een berichtje met een vraag of mededeling. En die collega zond natuurlijk ook het antwoord per mail terug. Superhandig toch?
Regelmatig keek je in je mailbox en je bleef altijd op de hoogte van alle ontwikkelingen op de werkvloer.

Thuis ook je werkmail lezen
Als werknemer van een bedrijf deed je vast met je werkmail niet zo veel. Juffen en meesters die vaak hun werk ook mee naar huis nemen, checkten ook hun schoolmail thuis. Lekker gemakkelijk als je snel iets aan ouders van een leerling of je partner-collega wilde doorgeven. Hoefde je niet meer te wachten tot je ze in levende lijve op je werk zag, nog steeds superfijn.

Iedereen tegelijkertijd op de hoogte
Nog meer voordelen: je kon al je collega’s tegelijkertijd een berichtje sturen, dat scheelde superveel tijd.
Geen mededeling meer typen op papier, printen/kopiëren op het kopieerapparaat en dan het bericht in hun fysieke brievenbus stoppen. En dan afwachten wat de reacties op je bericht waren, die je natuurlijk ook weer uit je eigen fysieke brievenbus moest halen.

Email op school – een echte tijdsbesparing dus! Of toch niet….

Op dit moment wordt je waarschijnlijk overspoeld door mail in je toch al overvolle mailbox. Je ziet vaak door de bomen het bos niet meer. Misschien ben je iemand die je berichten keurig opruimt en in mapjes opbergt. Doe je dat niet, dan zie je waarschijnlijk, als je je mailbox opent, een gigantische lijst met belangrijke en onbelangrijke berichten door elkaar.

Nog steeds handig?
Nu spreken we elkaar weinig in de wandelgangen en sturen voor iedere vraag een mailtje rond. Iedereen reageert weer op dat ene mailtje, en dat levert vaak weer meerdere antwoorden op. Als je dan echt op zoek bent naar een belangrijke antwoord, moet je vaak eerst al die mailtjes door om te kijken wat nu het laatste of definitieve antwoord is.

Hoezo tijdsbesparing…?           Het kan ook anders…
Enkele tips om (weer) tijd te besparen door je email te bewaren.
• Label je mail, hang er aan iedere (belangrijke) mail een label (met verschillende kleurtjes) dan valt belangrijke mail snel op.
• Berg mail waar je niks meedoet, maar die je niet direct wilt verwijderen op in een map, geef deze bijvoorbeeld de naam WEG. In principe zou deze mail weg kunnen… maar voor de zekerheid wil je deze nog even bewaren.
• Beantwoord mail direct als het om vragen gaat, waar je direct een antwoord op kunt geven.
• Bewaar mail die je nog nader moet bekijken in een map NOG BEHANDELEN
• Bewaar mail die je moet bewaren in de map BEWAREN

Als je deze tips gebruikt, wordt je mailbox een stuk overzichtelijker en het bespaart heel veel onnodige ‘zoektijd’. ‘Zoektijd’ is niet alleen de tijd die je nodig hebt om een bepaald mailtje te vinden, maar ook tijd die je kwijt bent om andere mailtjes snel even tussendoor te bekijken/lezen/behandelen..

Nog eentje
Bekijk je (werk-)mail niet 10-20 x per dag, maar doe dat maar 2-3 x per dag. Als je ’s morgens begint, kijk je even of er spoedmailtjes zijn, bijvoorbeeld ziekmeldingen van kinderen op school, belangrijke afspraken. Als je daarna dagelijks nog een of twee keer je mail behandeld, zie je dat je veel minder tijd kwijt bent aan je mail.

Je krijgt meer tijd voor persoonlijk contact.
Stel je vragen voortaan direct aan je collega. Je krijgt direct antwoord en je spreekt je collega’s ook over andere (persoonlijke) zaken.

Resultaat: Minder email – meer ‘live’ contact met anderen.